Let op: dit gaat om een betaalde functie!
Op de ALV van 19 juni jl is besloten dat er een medewerker Achterstallig Onderhoud kan worden aangesteld vooral voor het vervangingsbeleid rond cv en koud en warm water.
Deze notitie is bedoeld als een verdere invulling van alle zaken die samenhangen met het aanstellen en werken binnen VvE en Gouden Leeuw.
- Beschikbare informatie
In het afgelopen jaar is zoveel informatie rond dit dossier beschikbaar gekomen, dat de nieuwe medewerker na korte tijd aan de slag kan gaan met zijn/haar feitelijke werk. Het gaat hierbij om
- de bouwtekeningen die via de website van de VvE toegankelijk zijn,
- de blokschema’s van de torens waarop is aangegeven in welke appartementen de vervanging al geheel of gedeeltelijk is gebeurd (GP)
- de inventarisatie van de firma Feenstra met appartementen waar nog nieuwe
warmwatermeters moeten worden geplaatst
- het fotoarchief van Ferry,
- de standaard-brief rechten en plichten eigenaren
- de officiële stukken van de VvE (RvS, HHR)
- Werkzaamheden
De nieuwe medewerker zal in de praktijk met de volgende werkzaamheden te maken krijgen:
- maken van een excel-bestand
- aanleggen van een dossier per appartement
- verantwoordelijk voor communicatie met eigenaren over uit te voeren vervangings- en herstelwerkzaamheden
- controle in appartementen op bereikbaarheid te vervangen onderdelen
- onderhouden contacten met Smits, Goorhuis en Buunk
- planning en afstemming van vereiste werkzaamheden per toren
- faciliteren bij het ontruimen van boxruimten (beschikbaar stellen rolcontainers)
- controle gemaakte afspraken en uitgevoerde werkzaamheden
- administratieve handelingen in Twinq (opdracht aanmaken, mutaties verwerken, facturen goedkeuren)
- afstemming werkzaamheden met de huismeester
- verslaglegging resultaten elke 3 maanden
- Functieomschrijving
Van de medewerker achterstallig onderhoud wordt verwacht, dat deze minimaal aan de volgende eisen voldoet
- ervaring met het werken met Microsoft Office programma’s (Outlook, Word, Excel)
- bereidheid om binnen bestaande administratieve software te werken (Twinq, Kanboard)
- enig technisch inzicht, vooral installatie-technisch
- zelfstandige en flexibele werkhouding
- teamplayer, stressbestendig en daadkrachtig
- organisatorische en coördinerende kwaliteiten
- goede redactionele en communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk
- goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal
- flexibel inzetbaar en bereid zijn om buiten kantoortijden te werken.
- Plaats binnen de organisatie
De medewerker achterstallig onderhoud ressorteert hiërarchisch onder de bestuurder en legt aan deze verantwoording af. Hij/zij staat binnen de organisatie op hetzelfde niveau als de huismeester.
De huismeester en de medewerker achterstallig onderhoud zullen elkaar in hun werk regelmatig tegenkomen. Ook bij het regulier onderhoud komt vervanging van onderdelen voor. Het gaat hier dan om lekkages, niet-werkende afsluiters, of nieuwe eigenaren die alle oude zaken vervangen willen. Het huidig beleid om meteen alles te vervangen kan ongewijzigd worden voortgezet, maar vraagt om goede communicatie en afstemming tussen huismeester en nieuwe medewerker.
Voor het inwerken en de begeleiding van de medewerker kan een beroep worden gedaan op de ervaringen van Gerrit Prinsen.
De medewerker verricht zijn werkzaamheden vanuit de Gouden Leeuw (Gouden Leeuw kamer).
- Installatiebedrijven
Onze installatiebedrijven, Goorhuis en Smits (Buunk), zijn middelgrote organisaties met veel ervaring in ons complex. Beide organisaties leveren kwalitatief zeer goed werk af en zijn bereid gevonden extra medewerkers in te zetten in het kader van dit project.
Voor het vervangen van de cv-afsluiters is de firma Goorhuis gemiddeld een halve dag kwijt, ervan uitgaande dat zich geen complicaties voordoen. Voor de firma Goorhuis is de zomerperiode het meest geschikt, omdat er dan geen warmte geleverd hoeft te worden. Het tijdvretende proces van het legen en vullen van de leidingen kan in deze periode achterwege blijven.
Het vervangen van de koud- en warmwaterafsluiters en de warmwatermeter door de firma Smits gaat gemiddeld aanzienlijk sneller. Het blijkt in de praktijk mogelijk per dag minimaal 3 appartementen te doen. Het inzetten van een extra medewerker die appartementen in dezelfde toren onder handen neemt kan hier veel rendement opleveren.
Complicerende factor voor Smits is dat de VvE de bewoners niet de hele dag zonder koud en warm water kunnen laten zitten.
Hoeveel extra medewerkers door Goorhuis en Smits kunnen worden ingezet zal de praktijk moeten uitwijzen.
- Werving en selectie
Bij het vervangen van de warmwatermeters in 2017 door de firma Feenstra bleek dit in een aantal appartementen niet mogelijk te zijn omdat de meters en afsluiters niet bereikbaar waren. Het is goed mogelijk dat de noodzakelijke vervanging van de eigendommen van de VvE in deze appartementen tot een belangenconflict kan leiden tussen de VvE en de eigenaar van het appartement. Daarom gaat onze voorkeur uit naar iemand met aantoonbare ervaring in het organiseren en succesvol voltooien van (technische) werkzaamheden in vaak complexe situaties waar diverse belangen een rol spelen. We denken dan aan iemand met een natuurlijk overwicht en de nodige ervaring met multiculturele eigenaren en bewoners.
Het lijkt al met al verstandig de nieuwe medewerker te zoeken buiten de Gouden Leeuw..
Er zijn voor ons 2 mogelijkheden.
- de VvE neemt contact op met enkele uitzendbureaus in Amsterdam. Deze bureaus zoeken kandidaten die beantwoorden aan het functieprofiel. De betreffende persoon krijgt een tijdelijk contract voor een half jaar. Met, indien noodzakelijk, een verlenging van een half jaar.
- De VvE plaats zelf een advertentie voor een ZZP-er.
Voor de begeleiding van een en ander zijn beschikbaar: een medewerker van Twinss, de voorzitter van de VvE, Martin de Koning en de indiener van het voorstel, Gerrit Prinsen.
Twinss is verantwoordelijk voor de uitvoering van alle formele verplichtingen die voortkomen uit de aanstelling van de medewerker achterstallig onderhoud.
Geïntereseerd in vrijwilligerswerk
Helaas, we kunnen geen vrijwilligers meer accepteren voor deze positie.